Vanaf 1 januari 2026 zijn Belgische BTW-geregistreerde bedrijven verplicht om gestructureerde elektronische facturen te versturen voor B2B-transacties via het Peppol-netwerk. Dit is een belangrijke wijziging! Dit betekent dat traditionele PDF- of papieren facturen dan niet meer voldoen aan de wettelijke eisen voor B2B-transacties.
Het lijkt misschien complex, maar gelukkig is er een eenvoudige work-around binnen onze JouwWeb omgeving. Je kunt namelijk gebruikmaken van de koppeling met je boekhoudprogramma om aan deze wettelijke verplichting te voldoen.
Volg hieronder de stappen die passen bij jouw situatie.
Situatie 1: je verkoopt alleen aan bedrijven (B2B)
Als je webshop zich uitsluitend richt op zakelijke klanten, kun je de standaard factuur per e-mail uitschakelen en alles via je boekhoudprogramma laten lopen.
Stap 1
Ga via de Editor naar Webshop > Bevestigingsmails. Klik op Voorbeeld bestelbevestiging. Schakel de optie Factuur (pdf) meesturen uit.
Hiermee zorg je ervoor dat de standaard PDF-factuur niet meer automatisch meegestuurd wordt.
Stap 2
Pas in diezelfde mail de tekst aan om je klanten te laten weten dat de officiële factuur in een aparte mail volgt.
Dit kan bijvoorbeeld zoiets zijn als: "Je ontvangt de officiële elektronische factuur via ons boekhoudsysteem. Deze factuur wordt conform de Belgische wetgeving via Peppol verstuurd." Maar die tekst kun je natuurlijk zelf bepalen!
Vergeet deze wijzigingen onderaan de pagina niet op te slaan.
Stap 3
Koppel je webshop met je boekhoudprogramma. Je kan eenvoudig een koppeling maken met jouw boekhoudprogramma via onze partner Webwinkelfacturen.nl. Zij bieden onder andere een koppeling met Moneybird, Exact Online en Twinfield. Hoe je dit kan realiseren, wordt uitgelegd in dit artikel: Kan ik mijn webshop koppelen met een boekhoudprogramma?
Of je kan een rechtstreekse koppeling met e-Boekhouden maken.
Stap 4
Na het koppelen verschijnen je bestellingen automatisch in je boekhoudprogramma. Genereer en verstuur de facturen via dit programma. Je boekhoudsoftware zorgt ervoor dat de facturen via het Peppol-netwerk worden verzonden, zoals vereist door de Belgische wetgeving.
Situatie 2: je verkoopt aan particulieren (B2C) én bedrijven (B2B)
Als je zowel aan particulieren als bedrijven verkoopt, is de Peppol-verplichting alleen van toepassing op zakelijke bestellingen. De JouwWeb-factuur mag je voor de particuliere bestellingen blijven gebruiken.
Stap 1
Ga via de Editor naar Webshop > Bevestigingsmails. Klik op Voorbeeld bestelbevestiging. Pas de tekst van deze mail aan en voeg een duidelijke opmerking toe, zodat zakelijke klanten weten dat hun factuur via een andere weg komt.
Dit kan bijvoorbeeld zoiets zijn als: "Voor zakelijke klanten: de officiële elektronische factuur wordt apart via ons boekhoudsysteem (Peppol) verstuurd." Maar die tekst kun je natuurlijk zelf bepalen!
Sla de wijziging onderaan de pagina op door op de groene Opslaan knop te klikken.
Stap 2
Koppel je webshop met je boekhoudprogramma. Je kan eenvoudig een koppeling maken met jouw boekhoudprogramma via onze partner Webwinkelfacturen.nl. Zij bieden onder andere een koppeling met Moneybird, Exact Online en Twinfield. Hoe je dit kan realiseren, wordt uitgelegd in dit artikel: Kan ik mijn webshop koppelen met een boekhoudprogramma?
Of je kan een rechtstreekse koppeling met e-Boekhouden maken.
Belangrijk: verstuur alleen de B2B-facturen via je boekhoudsoftware. Dit programma zorgt er dan voor dat deze via het Peppol-netwerk worden verzonden.
Voor B2C-bestellingen kun je de normale JouwWeb facturen blijven gebruiken. die automatisch meegestuurd worden met de bestelbevestigingsmail.
Goed om op te letten!
- Controleer compatibiliteit: zorg ervoor dat je boekhoudsoftware daadwerkelijk Peppol-compatibel is en voldoet aan de Europese norm EN 16931.
- Implementeer op tijd: de deadline is 1 januari 2026. Begin tijdig met de implementatie om te zorgen dat je op tijd aan de nieuwe regels voldoet.
- Vragen over de wetgeving? Voor vragen over Peppol en de wettelijke verplichtingen is je accountant of boekhouder de beste persoon om je te helpen.
Hulp nodig van JouwWeb?
Als je vragen hebt over het instellen van je webshop of het koppelen van je boekhoudprogramma, neem dan gerust contact met ons op via het helpcentrum.